首先活動策劃人員在租豪華汽車時必須與當時的場合和客戶的需求相吻合。有些人坐進超長型豪華汽車會感到坐立不安，而有些人卻感到欣喜若狂，因此要了解客戶的情況及其需求。
     如果需要租用的豪華汽車為數眾多，則需要考慮其視覺效果。清一色的白色加長車神氣足地停作一排是否是你想要達到的效果？
     活動策劃人員需要及時的與租車公司簽訂協議。在有一些國家，總統車必須能夠體現出總統的尊崇地位。在公司里對待公司老板也是如此。所以給領導安排的豪華汽車如果不能體現獨一無二的特性，則可能會招致客戶的不快。處理此類事情需要謹慎小心，避免直接向客戶詢問而引起尷尬，可通過其私人助理了解情況，因為他們自身或許不便表示希望安排僅供自己專享的超長型豪華汽車。而對于想要低調行事的人，可以為其提供適當的引導服務。豪華汽車會令客人質疑所籌善款的用途。近期進行重大裁員的公司也要注意這一點。
     豪華汽車內需要什么配備？活動策劃人員是否需準備一些客人喜愛的飲料零食、雜志或報紙？

     活動策劃人員要注意細節。飲料雖然包括酒類飲品，但并非必須如此。事實上為客人準備地方特產的做法值得推薦。看一看當地都有什么特產，在選擇小食品方面也應該如此，這就需要活動策劃人員做到別出心裁。
     活動策劃人員對于車況要有所了解。例如準乘人數、座位設置情況如何？有些豪華汽車在車內安裝了折鑫式座椅，打開后即可供更多的人乘坐，但這只適用于短途行程，并不適用于長途。能否做出更好的安排？根據嘉賓人數與經費情況來衡量租用兩輛較小型豪華汽車與租用一輛加長型豪華汽車的成本，要確保所有人乘車舒適。如果客人出席的是隆重的盛會，那么就要看車輛的座椅設置是否能夠讓客人優雅從容地下車？如果有媒體到場，那么這一點就太關鍵了。
     汽車中途拋錨應如何處理？是否準備了備用車輛？要向有備用車的公司租車，并了解其處理突發狀況的效率。
     如果要求嘉賓乘坐豪華汽車來出席活動，那么活動策劃人員就必須了解需要租用的車輛數以及自己擁有私家豪華車的貴賓人數，以便為其辦理停車證、停車位或者臨時停車處等相關停車手續。使用豪華汽車接機、送機、送客人去特定地點出席宴會、或者參加豪華汽車拉力賽等活動也需要辦理相關的停車手續。