各汽車租賃公司的車況與司機的情況各不相同。活動策劃人員最好是請熟人朋友推薦一些比較好的汽車租賃公司。如果有可能最好是去該公司了解一下其運營狀況，將汽車的質量與車況進行對比。同時要注意司機的著裝與工作態度。如果遇到了好司機，記下司機師傅的名字和聯系方式，便于以后租車時指名要求他來服務。一旦開始建立長期的合作關系，你就會了解各種細節及其服務水平。
      豪華汽車應該提前15分鐘到位，預先加滿汽油，車身要一塵不染。記下司機的手機號，在活動的前一晚就要把司機的手機號帶在身邊。
     活動策劃人員在租車時必須清楚每輛車的時間安排。租來接站的汽車在你的用車時間之前是否還有其他出車任務？在簽訂合同時必須清楚了解，如果因航班等客人所乘坐的交通工具出現了延誤，或者因辦理出入境手續、遺失行李等狀況而引發延誤，從而與預計到達時間發生偏差，并因而影響到接站時間，那么應該怎樣處理？你必須清楚了解你所預訂的車輛在完成了你的接站工作或接送工作后是否需要立即趕赴下一個工作點。如果活動的實際用時有可能比計劃的時間長，則需要制訂用車方案，同時還要弄明白用不用在活動的開始前后預留一些時間，并將多出時間的費用計入預算。

比較整晚租用豪華車的成本和只在接送客人的時間租用豪華車的成本。后者可能會在你接送客人的時間間歇接到其他出車任務，如果其他出車任務出現超時，則會耽誤你的用車安排。
      如果不是整晚租車，活動策劃人員則不可以將任何私人物品留在車上。如果租用豪華車的方式是兩次單程，則必須清楚接、送客人的汽車和司機是否相同。如果不一樣，那么新駕駛員有很大的可能不清楚客人的準確下車地點，而且雙方互相不認識。所以在一些大型的活動中，接送客人所使用的汽車和駕駛員最好保持不變。
      活動策劃人員在租用豪華車去接機時，為司機提供的標志牌要合宜——牌上要寫明活動的名稱而不是客人的姓名。某些客人尤其是名人，并不希望讓外人知道他們的行蹤，所以為他們接站要處理得迅速巧妙、不引人注意。但是如果他們喜歡受到公眾的關注，那就需要配另一種做法了。總之活動策劃人員一定要尊重客人的喜好。