目前許多公司通常將其年會活動或公司獎勵活動的地點安排在外地，甚至是在國外的城市。所以活動策劃人員的挑戰就來了，怎么樣才能讓參加活動的客戶享受到旅途的愉快，而不是將整個的活動開展變成對他們忍耐力的考驗呢？
      現在企業客戶對活動地點的選擇也是格外謹慎。他們需要考慮出現突發事故時的應對情況——在遭遇天災人禍時當地政府的應變能力以及在遭遇巨大災難時是否能夠輕易脫身，順利回到自己家人身邊，同時還要了解活動地點對參加活動的嘉賓而言是否存在安全風險。由于現在增加了新的乘客安全與機場安檢要求，人們不再把乘坐飛機去境外旅行看作是刺激又興奮的活動，而是看作對忍耐力的考驗。
      活動策劃師需要尋找緩解客人旅行壓力的方法，在其計劃與預算中為客人的飛行旅途融進更具創意性的元素。歐洲與亞洲的機場開始迎合乘客不斷增長的新要求——即舒緩登機或轉機前的壓力。引發這些新要求的直接原因是乘客聽說過或親身經歷過為了提高機場安全性而辦理的繁瑣、遲緩的登機手續。

機場方面回應的策略是盡可能提供舒適愜意的環境讓乘客放松身心。目前世界各地的機場都建立了娛樂設施，精明的活動策劃師都知道，其客戶所邀請的嘉賓從踏出家門之時起，活動就正式開始了——而并非只有到達活動會場，活動才算開始——而且他們為客人安排的登機、轉機、接站越是周到細心，在旅途貼心服務方面他們就越能贏得客戶好的口碑。
不論旅行的目的是因公（例如參加會議），還是公私兼顧（例如獎勵活動），貼心周到的服務都會當即贏得回頭客以及慕名而來的客戶。
      客人需要乘坐飛機時，活動策劃師可以采用預留座位以及網上辦理登機手續這兩種方法來減少其活動團體排隊等候的時間。不同的航空公司所要辦理的手續也各不相同。在購買團體機票時，要和航空公司談好便于團體登機的簡易手續，而不要在購買機票之后再去商談。對于某些航空公司而言，只需旅行團領隊出示團隊各成員的護照復印件，即可辦理團體登機手續，提前發放登機牌，并進行安排行李托運。