會議前要確定議程、時間；誰負責什么工作、誰做什么發言要有分工，確定時段；發言要有綱要（時候給負責會議紀要的文員）；如果是例會，要事先檢查上次會議安排工作的落實情況。先敘述、后議論。不是關系全局的工作不一定要在會議上討論。不要插話、不要外出打電話、辦事。安排專人對決議的工作進行跟蹤。不要會上亂議、會后不提。

什么是會議管理制度？

會議管理制度
一.目的：為保證公司職員有一個和諧、通暢、高效的溝通渠道，提升各部門的業務水平，達到信息共享，統一目標，團結協作。
二. 適應部門：業務部、采購部、技術部、生產部、品質部、綜合辦（人資行政）。
三. 管理規范：
3.1 凡公司例會，各參會部門相關人員需備好與會資料。
3.2 會議中所提議題，須涉及2個（含）以上部門的內容。
3.3 跨部門之間的協調，由部門主管在會下溝通解決；溝通協調實有困難的，須報上一級領導協調處理。
3.4 會議中所提議題，須達成有解決對策、有負責人和完成日期。
3.5 由于人員出差、處理緊急事物或因病不能參會者，須提前向會議主持人員告假。
3.6 未提前告假或未經主持人員獲批而缺席者，處罰50元/次。
3.7 會議時間無故遲到者，處罰20元/次。
3.8 會議中不許隨意接聽電話，必要時，接聽時間不超過8秒鐘（特殊情況除外），告知對方“會后聯系”。
3.9 會議中，各人員手機一律調為靜音，鈴聲響1次罰款5元。
3.10 會議中，手機調為振動者，不許置放在會議桌上，發出聲音者5元/次。
3.11 各例會記錄，原則上由綜合辦（人資行政）完成并分發參會部門主管簽收。
3.12 例會時間需變更時，由綜合辦（人資行政）負責通知各參會部門主管。
3.13 公司例會遵循小會服從大會的原則。
3.14 違反例會制度者，須繳付現金到綜合辦（人資行政）。
3.15 繳罰之款項，作為管理人員工作拓展活動經費之用。
3.16 未盡事宜，解釋權歸綜合辦（人資行政）。
四. 會議類別：

會議名稱
會議主持人員
參會部門
召開時間
會議地點
備注
月例會
副、總經理
業務部、采購部、技術部、生產部、品質部、綜合辦（人資行政）
每月6日下午15：00
辦公二樓會議室

周例會
副總經理
每周六下午15：00
辦公二樓會議室

專題會
提會人員
臨時通知
臨時通知
臨時通知

緊急會議
提會人員
臨時通知
臨時通知
臨時通知

五. 附件：
5.1 各部門參會人員名單
5.2 會議記錄表

編制：綜合辦 審核： 批準：