活動現場除了要有全部許可證的復印件外，為避免在活動會場或其他活動相關事宜方面出現糾紛，活動策劃人員一定要隨身攜帶所有簽字合同的副本，掌握相關人員的主要聯系方式。隨身搒帶文件可以在遇到問題時盡快予以解決。
      曾經在墨西哥舉辦的一場獎勵活動中，其中一名客戶已經明確表明想要什么樣的客房，并對所有客房一-檢查，其中包括該酒店最好的海景房。在活動前的會議中，卻發現該酒店試圖將其他不太理想的房間安排給其客戶。在活動策劃公司簽訂合同后，飯店改變了所有房間類型與類別的名稱。活動策劃的工作任務表中不僅列出了具體的房間號，還寫明了房間的名稱和類型，這都是已經簽過合同的。活動策劃人員則拿出了帶有客房類別詳細說明的合同和老版本示意圖。酒店表示海景房已經簽給其他客人不能改動。活動策劃人員則據理力爭。活動策劃的首要原則之一就是不要輕易接受對方說“不”。最后找到了連鎖酒店的副總裁。

從一開始的溝通與協商中，就要將客房類別的細節確定下來。正因如此他們才能在客人到達前迅速把所有問題解決，這也就證明了另一個簽約海景房的公司是在該活動策劃公司之后簽訂的合同。
      在協商合同內容的變更和讓步問題時，確保談判對象是有決策權的負責人。也許有時需要找更商一級負責人。當舉辦一場活動，特別是在國外舉辦活動時，一定要提前到達會場以確保-切準備就緒。最后一定要和酒店、活動所涉及所有供應商一起檢查遍簽訂的合同和工作安排表。
      按照不同活動的不同復雜程度，會前會議可以是三人到千人的會議。所有人都必須步調一致。他們必須層次分明地、完美地協調起來，就像進行接力比賽，每個人都在恰當的時間把接力棒準確地傳到下一個人手中。如果有人掉棒了，其他人必須毫不遲疑地接過棒繼續跑。
      通過檢查合同和工作安排表，來確保合同中的所有內容都毫無遺漏地實現。你的目標是讓所有相關人員都步伐一致，所有已達成共識的內容都能落實。成都成都活動策劃公司在這里提醒各位在評估場地是否符合活動要求時，不僅要看場地的大小和布局，還要考慮很多其他因素。通過尋找活動地點，就能很好地預估并控制活動成本，就可以發現該活動場地是否合適。