1、考慮好開場時間如果是內部活動，與會者也許就在現場上班，那么開場時間就很靈活了，如果是9點鐘上班，10點再開始活動就不是很合適了，因為大家很可能要收發電子郵件、回電話或是處理其他突發事件等。如果有人得趕路來參加會議，活動開場時間就不宜過早，若是在高峰期趕路，就得承擔較高的路費或在路上浪費很多時間。2、考慮以午宴作為開始下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以自選午餐作為活動的開始，這樣可以使多數與會者在活動開始時準時到達，為宜不足的是很難準確預測按時參加午宴的人數，配備多少食物也是個難題。3、不要取消晚上的活動是否取消晚上的活動是值得做個市場調查的，這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認為這種晚上進行的半天會議是完全可以接受的，注意不要忽略有家庭責任的人。晚上也更容易找到像大學或學院教室等合適的、能負擔得起的場地，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。4、宣傳要相當謹慎有些人也許要趕幾個小時的路去參加一次半天活動，或是從那里返回，如果不能達到他們的預期效果，會影響心情，這就意味著必須清晰描述目標聽眾、合作組織，以及活動既定效果等。5、考慮再舉辦一次這樣的活動有時舉辦2至3次半天活動是很值得的，可以在同一天的不同時段、一周的不同時間舉辦活動，也可以在不同的會場舉辦活動，這樣潛在的與會者就可以任意選擇了。但這樣的活動常常不會有主題演講，幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復好幾次，如果是宣傳活動就不同了，主辦人會發現重復舉辦活動會吸引更多的目標聽眾。6、謹慎起草章程大綱理想化地希望會議開始時參會者就到齊了，所以會議開始時應當安排些看似相當重要的內容。然而，即使是時間很短的活動，也常會有參會者遲到，最好在正式開始活動15分鐘后再安排最重要的活動內容，這樣大家就可能都到齊了，不會遺漏掉重要事項。