企業(yè)需要舉辦一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)策劃，必然也會(huì)有活動(dòng)場(chǎng)地的需要，舉辦活動(dòng)策劃選擇活動(dòng)場(chǎng)地要考慮的要素主要考慮以下幾點(diǎn)：按照人數(shù)的規(guī)模，實(shí)地考察活動(dòng)場(chǎng)地環(huán)境，以及客戶對(duì)場(chǎng)地的特殊需求。 

1、依照人數(shù)規(guī)模(多少人或多少坪場(chǎng)地)向飯店或會(huì)議中心詢問(wèn)可否訂位，通常會(huì)從地點(diǎn)比較方便的幾家開(kāi)始詢問(wèn)，如果沒(méi)有適合場(chǎng)地，才會(huì)去詢問(wèn)其他地點(diǎn)，通常比較熱門的場(chǎng)地常常會(huì)先被預(yù)約，我們就只能排在waiting list，所以還會(huì)另外訂1-2家適合的場(chǎng)地作為備案。(所謂的waiting是指有人先訂了，但是沒(méi)有付錢，所以還有很大的機(jī)會(huì)排到)，我們需要知道下列訊息：

a) 有哪幾間符合人數(shù)規(guī)模的場(chǎng)地可供預(yù)定或是waiting，各是幾坪，場(chǎng)地費(fèi)一個(gè)時(shí)段多少錢(通常是早上、下午或晚上三個(gè)時(shí)段)。場(chǎng)地容納人數(shù)會(huì)依活動(dòng)性質(zhì)而不同，如果是記者會(huì)，通常擺4-6人圓桌，容納的人比較少、如果是研討會(huì)，擺教室型(即長(zhǎng)條桌加椅子)，容納的人數(shù)較多，若是演講，擺聽(tīng)講型，僅擺講臺(tái)和椅子，可容納最多人。

b) 提前進(jìn)場(chǎng)布置需要加多少錢，很重要!(因?yàn)橛袝r(shí)候如果場(chǎng)地布置比較費(fèi)工，下午的活動(dòng)可能早上8點(diǎn)場(chǎng)佈公司就要進(jìn)場(chǎng);早上活動(dòng)前一晚要進(jìn)場(chǎng))，通常飯店會(huì)打六折或更低。  　　

c) 其他設(shè)備是否加錢，加多少：投影機(jī)、投影幕、麥克風(fēng)、擴(kuò)大機(jī)及音響設(shè)備、拉電線(多少瓦)、舞臺(tái)板、若是國(guó)外來(lái)賓演講，場(chǎng)地有無(wú)即時(shí)口譯設(shè)備。 

d) 餐點(diǎn)場(chǎng)地是否提供，還是需要外叫、如何計(jì)價(jià)。

e) 場(chǎng)地平面圖。   　　

2、當(dāng)客戶口頭上表示偏好后，我們會(huì)和飯店還有場(chǎng)佈公司約時(shí)間去實(shí)際看場(chǎng)地，以免平面圖的感覺(jué)和現(xiàn)場(chǎng)不同。

a) 場(chǎng)地形狀是否適合舉辦活動(dòng)，或場(chǎng)地該如何布置。

b) 場(chǎng)地挑高：有些活動(dòng)需要特別高的場(chǎng)地。

c) 舞臺(tái)是否由場(chǎng)地提供，還是需要由外面場(chǎng)佈公司提供，提供的舞臺(tái)多大多高，舞臺(tái)擺在那邊。

d) 投影幕擺在那邊，可否移動(dòng)，投影機(jī)是固定式的嗎?還是擺在桌子上?

e) 燈光在什么位置，數(shù)量是否符合活動(dòng)所需，還是由場(chǎng)佈公司外加燈(那就必須拉電線，通常場(chǎng)地方會(huì)再另收一筆費(fèi)用)

f) 菜單內(nèi)容，飯店通常一人份至少要300-400元，若非用餐時(shí)間，可只點(diǎn)實(shí)際人數(shù)的3/4份就好。g) 是否提供免費(fèi)的停車卷(通常飯店自有停車場(chǎng)會(huì)提供數(shù)量不等的停車卷)，若無(wú)停車場(chǎng)，附近最近的停車場(chǎng)在哪?

h) 接待桌位置、提供幾個(gè)接待牌(從門口指引至活動(dòng)場(chǎng)地)   　　

3、特殊需求：有些活動(dòng)需要進(jìn)車子或樂(lè)器，所以可能需選在戶外開(kāi)放場(chǎng)地，或者是一樓，這就要費(fèi)功夫?qū)ふ摇?