任何活動(dòng)都有其節(jié)奏和流程，必須予以妥善安排。所有的細(xì)節(jié)都需要事先組織得井井有條、準(zhǔn)備就緒。對(duì)活動(dòng)進(jìn)行精心的統(tǒng)籌安排是活動(dòng)成功舉辦的前提保證，因?yàn)檫@樣可以使人分清輕重緩急，并將活動(dòng)的結(jié)束時(shí)間以及各項(xiàng)工作的時(shí)間要求安排得恰到好處。

在確立了公司目標(biāo)(或客戶目標(biāo))、活動(dòng)目標(biāo)，確立了活動(dòng)風(fēng)格，編制了成本清單以及初步預(yù)算等一系列事宜之后，就應(yīng)該開始把合同中決定的時(shí)間安排和物流情況添加到活動(dòng)安排表中，而這個(gè)活動(dòng)安排表將成為所有參與主體——活動(dòng)策劃人員、公司的活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)以及供應(yīng)商——開展工作所依據(jù)的出發(fā)點(diǎn)，即正式的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。

隨著活動(dòng)的逐步開展，必要的變動(dòng)不可避免，活動(dòng)要素或增加，或減少，或更新;時(shí)間方面的要求可能會(huì)發(fā)生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動(dòng)會(huì)場(chǎng)要求的變化，要不斷地更新你的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意，每一次更改活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí)，都要標(biāo)注更改的序號(hào)和日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動(dòng)統(tǒng)籌安排依據(jù)。

組織井然有序，密切關(guān)注細(xì)節(jié)，這是組辦活動(dòng)獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進(jìn)行檢查，以確保活動(dòng)按照計(jì)劃有序開展。所有參與主體——公司客戶、活動(dòng)策劃人員、供應(yīng)商——必須嚴(yán)格遵守合同所規(guī)定的指導(dǎo)方針。花費(fèi)兩個(gè)月的時(shí)間來批準(zhǔn)某一項(xiàng)目，可能導(dǎo)致活動(dòng)項(xiàng)目管理的失敗。如果活動(dòng)安排過于倉促，工作到了最后關(guān)頭可能仍然無法完成。例如，你或許會(huì)花幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間來設(shè)計(jì)一份富于新意的請(qǐng)柬，但是如果請(qǐng)柬無法及時(shí)交付印刷，無法及時(shí)郵寄，這對(duì)活動(dòng)參與者的出席率自然會(huì)帶來災(zāi)難性的影響。因此，做出開展活動(dòng)的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動(dòng)計(jì)劃書，并以此作為活動(dòng)的統(tǒng)籌安排依據(jù)。

制訂活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí)，要拿出日歷，從活動(dòng)舉辦日期之前開始計(jì)劃起，規(guī)定何時(shí)完成何事。近乎失敗的活動(dòng)事例不勝枚舉。有一次活動(dòng)中，活動(dòng)安排表與標(biāo)牌到了最后時(shí)刻還在進(jìn)行變更，而且沒有及時(shí)送到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng);另一次活動(dòng)中，活動(dòng)安排表已經(jīng)發(fā)下去，宣傳插頁才剛剛送達(dá);還有一次活動(dòng)中，印有活動(dòng)標(biāo)記的T-恤拿到現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候竟是剛剛從服裝廠下線的——包裝盒打開后還依然散發(fā)著印刷時(shí)留下的蒸汽!所有這些細(xì)節(jié)都會(huì)令活動(dòng)嘉賓感到活動(dòng)的組織毫無條理性。凡此種種，只說明了一點(diǎn)：活動(dòng)策劃不周、協(xié)調(diào)不力。

活動(dòng)要素中必須設(shè)置嚴(yán)格的截止時(shí)間，否則，你將突然領(lǐng)略多米諾骨牌效應(yīng)的威力。原本一件不起眼的小事，卻會(huì)產(chǎn)生難以想象的重大影響。一次籌款活動(dòng)中，組織方在最后關(guān)頭決定改變座位的安排次序，導(dǎo)致自己沒有時(shí)間來進(jìn)行最后的檢查。結(jié)果是漏洞百出，場(chǎng)面尷尬：同一張桌子安排給了兩家高級(jí)贊助商，結(jié)果不得不為他們?cè)侔才帕硪粡堊雷樱綀?chǎng)的重要嘉賓只得站著等。由于沒有規(guī)定要準(zhǔn)備額外的桌布和擺飾，這張桌子和其他桌子相比，就難免顯得另類。最后時(shí)刻改變座位安排，自己就不會(huì)有足夠的時(shí)間來核查自己對(duì)座位次序安排所做的調(diào)整。