如果你是會議主辦方，會議前的準備很重要，稍大型的會議你可以按以下步驟進行：1、會場布置分主席臺和觀眾臺。
2、主席臺要準備的有：包括入場引導、桌椅、講臺、音響、席卡、衛生、室內溫度、安全出入口、燈光、會議資料、會議服務人員或引導員、水或水果以及會議中要用到的工具等。
3、觀眾席要準備：觀眾席可采取分層、分人、分部門、分單位、嘉賓、欲上臺講話人、領獎人等。
4、會場秩序：維持會議現場秩序，一旦出現意外時（如停電、或臺下有搗亂的、突然病倒的等），便于控制現場。
最后，我認為只要是你能想到的，無論是參會者還是主講者，你都要替他們想到。就當你是主講、你是聽眾，我想只要你站在這個角度去換位思考一下會有很大收獲的。因為他們的所需，就是你的所需。

高效會議管理技巧

會議前要確定議程、時間；誰負責什么工作、誰做什么發言要有分工，確定時段；發言要有綱要（時候給負責會議紀要的文員）；如果是例會，要事先檢查上次會議安排工作的落實情況。先敘述、后議論。不是關系全局的工作不一定要在會議上討論。不要插話、不要外出打電話、辦事。安排專人對決議的工作進行跟蹤。不要會上亂議、會后不提。