任何活動策劃都是有計劃、有準備的進行的，當然大型活動策劃也不會例外。包括：會展形式、節慶形式、民俗形式、宗教形式、企業形象公關宣傳形式等。一般需要經過五個階段，分別是：調研、設計、策劃、協調、評價。這五個階段將激發活動組織者的創意，并能有效促進活動的順利實施。
1.第一階段：調研。任何一個大型活動必須要有一個鮮明的主題。在進行一個大型的活動策劃之前必須就主題進行調研。一次大型的活動，即是這個主題對公眾或參與者的重要展示，市場調研可以幫助活動的策劃者確定哪個是活動的目標客戶市場或第一市場，以及了解到目標客戶對大型活動的期待性要求有哪些，希望達到什么樣的目的和效果。調研的內容可以是國家關于有關大型活動的法律法規，如消防安全等規定，以及適用人群、公眾關注點、是否有道德或宗教限制、活動的時間及地點是否適宜等。
2.第二階段：分析與創意。在活動的調研完成之后，就需要進行針對活動的各個方面進行分析，這是激發創意與靈感的階段，是讓活動組織者設計整個大型活動藍圖的階段。要想讓大型活動不落俗套，必須要有創意性的思路及變革的想法。在創意過程中，可以運用頭腦風暴法等來集思廣益，用紙張記錄下大家的奇思妙想，不要一開始就進行評價與歸類。然后再根據所記錄的想法，運用5W1H的方法進行提問，使一些想法能夠與大型活動的主題目標達到一致性。在此過程中，一定要評估可能實施并能運用的資源是否可行，如政治資源、人力資源、財務資源等等
3.第三階段，活動具體方案的策劃。策劃期通常是大型活動組織管理中用時最長的周期。從各種大型活動策劃與實踐中，如果調研越準確，前期分析越充分，那么方案策劃期相應的越簡單，用的時間也越少。
4.第四個階段：大型活動的協調。在大型活動的過程當中，需要協調的因素很多。對外需要協調政府，以及一些職能部門如公安消防、交通管理部門、醫院、學校等等凡是能涉及到的因素。對內需要協調場地、人員、時間、參加者等等。任何事情都不可能一帆風順，所以要求大型活動的策劃組織者，始終保持良好的心態，以積極的態度，探索使用正確的方法去解決大型活動實施過程中所遇到的每一個細小或者重大的事情，并視解決問題為一種挑戰，視解決協調問題有結果為一種樂趣。
活動策劃的最后一個因素即是關于大型活動策劃期間對于行動發生的速度。意即對策劃的組織者是否每項行動都能在最佳的時間內展開，要對每個行動完成的速度進行管理。一個良好的活動策劃，組織者能把握每一個細節任務的速度，當急則急，當緩則緩。在大型活動舉行當中，有效地把握活動進行的速度，有利于調動活動的氣氛，以及讓參與者能夠休息與參與相結合，達到最佳的活動效果。