作為一名長期籌備各類會議的體制內員工，我覺得籌備一個會議主要有三塊。

一是開會前的準備工作。要與指示開會的領導充分溝通，拿出初步方案（涉及的場地、經費、人員都要提前溝通確定）后送領導審閱；如果方案還涉及到其他和參會最大領導同級別的領導時，還需要把方案送去征求意見（一般不會提出修改意見）；方案全部通過后，那就是下發通知了，要采取一定的反饋手段，確定參會人員；提前布置會場，將話筒、投影儀等提前試一遍，會標提前打好，相關會議資料提前下發到會場座位上，如果會議時間較長，還需要準備礦泉水等。準備的主要工作基本就這么多，根據會議情況可能還會有一些突發情況，要有應急預案。

二是開會中要眼觀六路，耳聽八方。看會場人員到齊沒有，沒到齊的趕緊催；到齊了再將話筒等試一遍沒問題的話，可以邀請領導就坐；領導坐定后，及時坐下來，用錄音筆將領導的講話記錄下來；時刻關注領導的茶水是否需要添加，及時吩咐服務人員添加；領導熱了要及時把空調調低；要安排記者或者工作人員拍照，留下影像資料。

三是會議結束后要及時收尾總結。領導講話要第一時間整理出來，該下發的下發，該留存的留存；新聞要第一時間發出來；特別重要的，有特色的會議，還要及時總結推廣，或者對會議中存在的問題要及時碰頭反省，確保下一次不再犯錯。

以上，就是準備會議需要注意的一些意見，希望對你有所幫助。