首先，會議策劃要明確目的，即本次會議的宗旨是什么？要達到什么目的？關于這一點，在策劃前要多和董事會以及總裁溝通，確定好主題和宗旨，寫下目標和預期目的。
其次，確定參會人員。本次會議的主要參會人員有哪些？哪位政府領導會到場？新聞媒體人員有多少？怎么安排接送？座位怎么安排合理？會議食宿要有專人負責，一定要放權給這個人，由他自己去安排房間和定餐，盡量做到多安排些房間和餐桌，避免到時候不夠造成場面混亂。這個人最好是公司科級以上干部，有一定的威信和管理能力。會議室確定和會場布置一般交公司企劃部負責就可以，列好橫幅，條幅，氣球數量，內容等，會場主席臺座位，會場座位數量，投影儀最好準備兩臺，以防不測，麥克風要完好正常等，限定時間完成。
第三，會議通知及接待。確定好會議通知名單，指定專人按時通知到位，確認到會人員數量，有問題及時調整。確認內容一般分到會人員數量，參會交通工具，到站時間等。大型會議一般在三個月前就開始策劃，會議通知第一階段大概是距離會議開始一個月前就要通知確認。第二階段大約在距離會議開始半個月前通知，最終確認必須在會議開始前一周確認！接待人員一般分接站員，前臺接待，簽到及發放禮品，房間牌等。根據確認的參會人名單，到站地點，時間，要和儲運部協調好車輛和司機，避免參會人員在機場，車站滯留帶來負面影響。
第四，會前會。會前會是成功組織策劃一場會議的關鍵，所有相關人員都要把各自的會議準備情況在每次會前會真實匯報上來，以便及時修正，確保各項工作進度與大會總進度一致。
第五，與公司董事會保持充分溝通和高度一致。確定董事會主要參會人員的講話順序，講話內容，演講時間等，這可以保證會議準確按會議議程進行，提高會議的嚴肅性和企業形象。
第六，做好會議期間的一些小細節。會議期間的茶點，水果，要保證及時到位，新鮮可口。會議期間，參會人員的房間安排送上免費的水果花籃，重要人物還要安排鮮花擺放。會議致謝函，由公司董事會主要人物親筆簽名的大會致謝函，主要是問候和感謝參會人員到會，致謝函避免攙雜廣告，色調要和公司企業形象一致，最好有公司統一的標志。會議期間重點拜訪，安排好董事會主要人物與參會主要人物的回后夜間拜訪，確認好雙方的時間安排，主要突出對參會人員的重視與慰問，時間不宜太久，十五分鐘到三十分鐘即可，避免打擾到參會人員。