2020是不普通的一年。2021年還在開年會的公司，是不普通的公司。2021年的年會，注定不普通。

　　為了讓HR、行政人高效搞定年會，咱們今日用9個過程，幫你梳理成都年會策劃中的要害過程。導圖如下： 第1步：界說問題年會是一項商業行為，其意圖是為了處理商業和組織問題。因而，只要首先精確地描繪問題，才干辦成一場成功年會。

　　咱們將“問題”界說為“現狀和等待之間的距離”(問題=等待-現狀)，那么年會調研需求清晰2點：

　　現狀：公司現狀是什么?2020的運行狀況怎么?人們認為公司現狀怎么?是怎么舉動的?

　　等待：公司去往哪里?2021年公司的戰略方針是什么?實現這個方針，需求搭檔有什么一致?需求作出何種舉動?

　　年會的使命，便是經過活動，影響職工的信仰和行為，縮小成績距離。

　　2020年，許多公司經歷過不普通的一年：

　　公司團隊是否有許多新人，需求整合和培訓?——團建培訓，增強交流

　　公司快速開展期，是否要提出新的方針，鼓勵人心?是否需求戰略資源整合?——達到一致，建立方針

　　留下來的團隊是否要進行鼓勵?——回憶、贊譽

　　了解公司等待和現狀，需求從老板和職工兩方面下手了解，并終究產出年會的方向。

　　第2步：活動概念 2.1確定概念和主題界說好你要處理什么問題之后，就能夠自然而然提出活動概念，常見的年會概念包含：

　　提出新方針

　　凝聚團隊

　　獎勵團隊

　　……

　　處于成長期的公司，業務在高速開展，年會的意圖大多是加油鼓勁兒，會集表現斗爭、奮斗 等主題。而到了成熟期，年會意圖更偏重增強團隊凝聚力，因而主題就相應的偏重打人文牌，走溫暖路線。

　　2020年是不普通的一年，許多企業，把“涅槃”“窘境”“綻放”作為2021年的中心概念。

　　繼而環繞這個活動意圖，延伸出一句年會主題(slogan)。一個優秀的slogan往往直指“問題”，一起在表達上滿意簡潔、有力、新穎，使得參會人能夠記得住、好理解。(本年咱們會再出一篇關于slogan的文章，大家能夠繼續關注。) 2.2 確定活動方針建立年會要處理什么問題和概念后，要一般要遵循SMART準則，即：詳細、可測量、可實現、相關性、時限性，將概念拆解為方針。 2.3 初步構想舉行時刻、人數、地址這是三個最重要的錨點。

　　定好舉行時刻，活動預備就進入倒計時，還會影響參加者決議計劃、供貨商價格。

　　確定年會規模(活動面積、人數)，才干確定場館挑選、酒店、餐飲、交通、運營計劃(如會場安置、用餐方法、停車、洗手間等運營配套設備、人力資源等)。

　　確定舉行地址，才干決議了場所、各類設備和服務的收購，乃至作為中心構思點貫穿活動策劃。

　　第3步：項目計劃

　　至此，咱們現已確定項意圖邊界，包含活動概念、方針、主題、時刻、地址、人數。為了進一步推動年會落地，還需求向老板承認“人”“財”“計劃”。 3.1預算和財政活動預算不能局限于數字，而應該充分考慮變動。

　　固定成本(35%)，包含策劃、場所、建立和安置、文藝活動等

　　可變成本(50%)，包含餐飲、住宿、游覽、禮品、停車等

　　應急成本(15%) 3.2進展組織項目組還要制定一個年會預備時刻表，拆分年會預備的各項使命并安置完成時刻點，保證整個預備作業有條不紊。年會預備，全體能夠分為5個周期。

　　啟動期(概念、主題、財政資源、人力資源、計劃)

　　計劃期(場所，及其他各項資源和服務的標準制定)

　　預備期(發動、收集、收購、對接、管控各項資源)

　　現場履行期(保證正確的資源，正確運轉)

　　總結期(總結好壞，構成文檔以備提升)

　　活動進展辦理能夠用甘特圖來出現，而且將使命拆分到擔任人進行辦理。

　　3.3組建項目小組整個年會項意圖策劃履行團隊，不需求太多分工和部分，首要有2個要求：①高效交流便利跨部分作業的開展;②辦理老板與搭檔的預期。籌委會的人員構成必定是有老板和各部分的搭檔在里面，如此一來，信息能夠及時同步給公司上下，跨部分的支持作業開展起來也更順利(尤其是要各部分出節目)。

　　除此之外，還需求各種供貨商供給服務。這點咱們在第6步進一步敘述。

　　第4步：構思和策劃

　　現在你現已拿到了人財物根本資源，接下來要在項目結構和資源范圍內，規劃出一個愈加具象的活動藍本。 4.1構思和體會獨特的構思是任何活動的魂靈，一個好的中心構思能夠帶來一連串構思誕生。構思的切入點，可能是活動主題、會場安置、燈光、色彩、道具等，但悉數都要貼合“活動概念”。

　　除了構思之外，你也需求規劃出特殊的高光時刻(moment)，讓參與者體會到愉悅、成果，在腦海中留下深刻印象，乃至自動傳達。 4.2內容和議題年會至少要做好4類“欄目”：戰略內容、關心內容、根本內容、福利內容，以及做好內容審閱。

　　戰略內容，一般是指公司想要向大家傳達的內容，如企業對當下的認知、戰略和方針，或傳達企業價值觀和企業文明等。

　　關心內容：公司宣傳視頻(引薦公司職工街拍式采訪，十分出彩)、年會祝福視頻 / 職工故事 / 客戶故事 / 老板講話或老板個人的保留節目等等。

　　根本內容：歌舞、小品等文娛內容。

　　福利內容：年會獎品自身十分具有論題性且能夠敏捷帶動現場氣氛。 4.3議程議程便是對內容的時刻組織，全體準則是各要素之間，彼此照應，松弛有度，并進行人性化規劃。終究輸出一項議程。

　　是否滿意的內容，讓參與者堅持愛好?

　　活動要求有清晰的起始、完畢、暫停時刻嗎?

　　各個環節繼續多久?

　　各個環節之間要預留多長時刻?(保留滿意時刻換場所、翻臺等)

　　活動是否有文娛節目?是否堅持安靜或者走動?特殊需求?滿意的歇息和餐飲?

　　第5步：場所挑選和規劃

　　場所也是構思和策劃的重要組成部分，一個好場所能最大程度出現活動概念，實現活動意圖。因而，場所的挑選要和構思一起進行，乃至提早在第2步“活動概念”時進行。 5.1挑選場所的類型場所是活動策劃落地的初步，因為他決議了年會的方法。

　　現在的企業往往十分重視文明，所以在年會選址上首要考慮的，是這個地址的某些特質是否能與公司文明相吻合。但選址不能僅憑理想主義的含義符合而全然不考慮現實的經濟要素。除了類型外，還要考慮：年會環節、容量、設備、層次、花費、交通、配套(如餐飲住宿)、存案等要素。

　　大型公司只需求找到一個能夠滿意開會、用餐、住宿的場所就好，場所預定時刻往往要提早數月。

　　小型公司，因為人數較少，預算和組織十分靈敏，能夠追求更多構思、體會和互動——比如酒吧、咖啡廳、轟趴、滑雪、燒烤、海邊、游覽，在預算足夠的前提下，任你發揮。

　　而中型公司，因為公司現已具有必定實力，一般要兼顧條件、體會和性價比，能夠考慮具有必定文娛設備或附近景點豐富的酒店或度假村。

　　這兒給自家公司打個廣告，假如感覺找場所很吃力，或者找不到好檔期，能夠讓成都年會策劃公司會議參謀， 5.2場所調查和挑選咱們從前總結過成都年會策劃(點擊可查看文章)。其中包含：

　　交通類查看項

　　酒店方位查看項

　　嘉賓進場環節場所查看項

　　餐、房、文娛、體會場所查看項

　　會議場所查看項

　　預備場所查看項

　　酒店周邊設備查看項

　　在對場所進行調查后，就能夠和酒店進行商務洽談。 第6步：活動現場規劃，及服務商挑選和辦理 6.1 物理環境+無形環境要求

　　祝賀你現已完成了“年會策劃”階段，而且現已規劃出了年會的美好藍圖。接下來，就能夠對會場在“什么時刻，什么地址，產生什么，參會人做什么，感受到什么”，進行更詳盡的規劃和履行，制作更好的物理和無形環境。

　　需求考慮的維度包含：建立、燈光音響、服裝道具、掌管、視頻、禮儀服務、交通、報到、餐飲、住宿、禮品……這或許是年會項目中最為龐雜而繁復的環節，假如年會自身規模較大，主辦方能夠首要梳理對服務和資源的標準和需求(如時效、規模、質量)，然后請專業的服務商進行詳細計劃策劃、計劃和落地。 6.2 挑選和辦理供貨商

　　大型年會能夠挑選總包(即悉數托付給一家供貨商)，優點是相對省心，聯絡便利，對接容易。但有時咱們并不需求悉數外包，這時候就能夠挑選分模塊外包，比如拆分為構思 / 履行 / 收購三個模塊，按需外包，優點是更為靈敏。

　　服務商的收購過程包含：

　　服務商外包計劃

　　服務商評價和遴選

　　商務談判

　　合同辦理

　　服務商對項目進行規劃

　　服務商履行

　　第7步：現場辦理

　　現在，咱們現已把所有的資源和服務都預備好了。現場辦理的使命，便是讓“正確的資源(或服務)，在正確的時刻，以正確的方法出現”。

　　而在年會現場，能夠按照區域不同，劃分為以下幾個擔任人：

　　現場擔任人：全體把控現場全體情況。

　　主會場擔任人：監督主會場內部的大事小情嚴格履行，保證職工體會。

　　控臺擔任人：對于舞臺所有流程、視頻、燈光、音頻進行掌控。

　　前臺擔任人：擔任報到體會、安保有序。

　　建立擔任人：除主會場外，最重要的板塊擔任人。建立質量決議了規劃是否能夠落地，繼而決議了活動的逼格。建立也要嚴格控制進展，保證在活動開始前，把場所交給。

　　物料擔任人：物料運輸、辦理、發放、回收。

　　攝影攝像擔任人：對接好活動記載人員，組織記載重點moment。

　　現場活動辦理要做到事無巨細，所有作業提早做好組織和預備，為整個年會順利進行做好鋪墊。會務組人員名單提報，領導授權了，經過各部分挑選的會務組人員才好聽令組織。 7.1 活動大綱以作業為首要大綱，辦理現場的各項事宜。中心功用是“什么人在什么時刻，應該要做什么作業”。他能夠理解為“經過細化的活動日程組織”。

　　7.2 要害角色培訓+舉動指南在一些重要的崗位，你能夠為這些要害人，供給要害角色行為清單。相對于日程，這種操作手冊，更能協助這些要害角色做到滿有把握。? 7.3 查看清單

　　在建立及彩排作業完畢后，主張再召集各個版塊的作業人員一起開一個現場碰頭會。同步信息，查漏補缺，十分要害。

　　查看清單：各個口的擔任人員的最終承認，例如：1、檢測電源，無線網，投影，麥克風及音響設備，桌椅、舞臺、布景板是否悉數預備就位?急需求添加的贊助方的LOGO貼字?某個布景板前亮度夠不夠?2、沒有提交到控臺視頻和PPT還有幾個?由誰擔任到位?幾點到位?3、是否同步了最新的活動流程和嘉賓名單?掌管詞最終的修正確定?

　　…… 7.4 交流機制建立有用的交流機制，利用對講機、微信群、聯絡表等東西，一旦產生緊急情況，能夠敏捷定位相應的資源，進行補救。

　　第8步：危險辦理在活動正式開始前，還需求提早做好危險的預期和辦理計劃。常見的危險要素，可參考結構：

　　活動類型：內容、時刻

　　場所：固定座位、容量、通達性、出口

　　方位：室內、戶外、交通通達

　　人群：根本情況、歷史、習慣、秩序、蜂擁而來

　　氣候：刮風下雨

　　設備和動力：損壞或中止

　　知識產權和法律法規：使用的規劃稿或案牘，是否違反知識產權和廣告法

　　噪聲、火災、爆炸、藥品等

　　雖然大多數的危險，能夠經過提早查看規避。但一起還要建立危險預案，建立危險應急團隊，以及相應的權責和流程，能夠在緊急情況下快速決議計劃并履行應對預案。

　　第9步：總結和評價

　　活動現場的完畢并不代表活動營銷的完結。活動后的細節拿捏更見功夫。但許多人往往疏忽這個環節的重要性。在年會完畢后，至少要做好這幾件作業： 9.1 編排視頻花絮復制所有影像資料，并編排成視頻，這不僅僅能夠用于企業內部的宣傳，更能夠對外進行企業形象展示。基于這些考慮，需求拍照什么內容，也需求提早預備好。 9.2 復盤和活動報告年會完畢后，對年會意圖和效果進行復盤，總結本次年會的優點和缺陷，沉淀各類文檔，作為下一次項意圖辦理資產。