對于大型會議活動來說在布置，彩排，正式會議活動和拆卸設備等過程當中，伙食和休息、人工都可能會產生費用，你的預算當中是否包括這些費用？合同有沒有規定把這些開支列入總賬單？有沒有其他的服務公司來安裝設備？酒店的其他會議活動會不會影響他們的安裝工作？

會議活動策劃需要涉及哪些預算？

明確你的義務。你要不要支付安裝設備的工作人員的伙食費？就餐時間計不計入工時？員工伙食費是另外計費，還是含在合約服務公司列出的書面預算里？有時你是不必支付伙食費的，但要確認清楚。你是否需要多交布場押金？酒店布場是不是需要另外交布場費。燈光師們和舞臺工作人員就餐的時間安排可能不同，確定有誰負責和監督所有的就餐事宜。

試聽設備的搬進搬出，安裝拆卸都要多久？

如果你雇傭兩家不同的服務公司，一家負責舞臺，另一家負責視聽，那么一定要保證它們清楚對方的日程安排和時間表，以避免沖突。最理想的情形是：負責舞臺的公司能夠同時完成視聽設備，燈光和舞臺布景等工作。最好找到一家可以滿足你所有要求的提供成套服務的公司，但是，要權衡全套服務和單獨服務的價格。你可能只需要一個簡易的舞臺，而對燈光和視聽的要求不亞于搖滾音樂會，或者你需要復雜的舞臺卻要求有簡單的照明。了解一下，看著提供成套服務的公司是否擁有你需要的設備，或者是否可以根據你的需要租用設備。你要保證獲得最能滿足你要求的設備，而不是單單使用現有的設備。

視聽設備的卸車和安裝是否有要求？

在安裝視聽設備的工作人員到達之前，需要進行什么安排？比如，吊燈要不要拆卸，進場的門高度夠不夠，通風口要不要關閉以防止噪音等等。能否在最大程度上保證安裝工作的順利進行？又比如，你需要為工作人員做哪些準備，以保證留給他們最多的工作時間？你當然不希望安裝隊伍到場以后還要等到別人騰出大廳和過道，你必須比他們先到場，為他們的到達做好準備工作。

還有什么額外開支需要列入預算？

了解所有可能發生的額外開支。比如，總帳單中，人員工資和電費是定額收取的，還是根據實際使用量收取？根據該場地以往所舉行的會議活動情況估算一下開支，將估算值列入預算。同時，留出預算10%的預備金，實際的花費少于預算總比超過預算要好。還有，一定要索取場地書面的開支預估。

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