年會活動策劃中的迎賓方式預先為活動定下了基調。活動并不是從客人步入會場的那一刻才算開始，而是從客人到達會場門口或者到達指定停車處時，活動就已經在進行中了。客人下車時的天氣情況、通往會場的路面狀況以及客人到達會場的第一印象等都需要年會活動策劃人員進行預先計劃，并進行相應的安排。
     首先年會活動的迎賓工作可以采用演奏迎賓曲的形式，體現出獨特的迎賓場面——既可以是簡中有細、粗中見雅的小場面，也可以是轟動震撼的大場面。迎賓工作的各個環節都要和時間安排與物流要求（包括活動會場、供應商和客戶三方面）配合得天衣無縫，而且還要兼顧成本與創意。這些情況適用于接機、酒店與度假酒店的迎賓工作以及單一活動或多元活動（例如會獎活動）的迎賓工作。
      迎賓工作要考慮加入激發活力的元素。迎賓都可以采取哪些形式？要給客戶什么樣的感覺？迎賓的方式應該能夠激起嘉賓對活動的渴望，而不該只是單調乏味、普普通通的走進會場。要讓客人在到達后的第一印象里就體會到與眾不同，感覺到周圍令人興奮的氣氛。可以調動客人情緒、激發客人興趣的方法數不勝數。

例如某年會活動策劃公司就曾經成功地使用低價的照明設備，通過將燈光照在了提前設計的電板磚上，從而設計出了通向主會場的移動路標。這種圖案片是用金屬或玻璃剪制成所需要的圖案，并用照明設備（聚光燈）將圖案投射到物體表面上。這些物體可以是墻面、舞池、天花板或者帷幕，而投射出的圖案動靜皆宜。此外音樂和一些娛樂特效也可以預先讓客人感受到活動的精彩。
      如果是在外地或者國外舉辦活動，接機的方式尤其要做到別出心裁。要向當地旅游局咨詢最低費用的接機標準或促銷型的免費接機標準都包括哪些活動。較為常見的接機安排是聘請當地的樂隊為等候辦理出入境手續的客人演奏樂曲以示歡迎，同時可以掛出歡迎橫幅，并提供當地的飲品。
      然而成都成都年會策劃公司認為迎賓工作并不是年會活動正式開始的第一步，第一步應該從客戶還沒有離開公司的時候就已經開始了。需要做的工作例如需要為客人準備行李車，如果不違反機場規定，還可以為客人預訂備有茶點的私人休息室。盡量安排客人提前登機和集中就座。這樣不僅你的客人可以坐在一起，而且對其他乘客也有好處，因為他們在飛行途中可以免受兩邊人交談的打擾。