??（一）擬定會議的基本要素，如名稱、議題、時間、地點、參與人員等。

（二）成立會務工作機構，如有必要可對工作人員進行分組。

會務組：負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。

秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。
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接待組：負責生活服務、交通疏導、醫療服務等工作。

宣傳組：負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道。

財務組：負責會議經費的統籌使用和收費、付帳工作。

保衛組：負責防火、防盜、人身安全和財務安全、保密工作。

（三）制訂會議預算

1．會議經費的的構成

（1）交通費用

（2）會議室費用

（3）住宿費用

（4）餐飲費用

（5）旅游費用

（6）設備視聽費用

（7）宴請及演出費用

（8）培訓費或講演費

（9）預計外支出

2．會議經費預算的原則

（1）科學合理

（2）總量控制

（3）確保重點

（4）精打細算

（5）留有余地

3．會議經費的籌措途徑

（1）行政事業經費劃撥

（2）主辦者分擔

（3）與會者分擔個人費用

（4）社會贊助

（5）轉讓無形資產使用權

第二節 擬定會議議程、日程與程序

一、會議議程

會議議程是會議主要活動的安排順序，它主要是對議題性活動的程序化，即將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。
??會議議程起著維持會議秩序的作用。

二、會議日程

會議日程是把一天中會議議程規定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。

日程是表明會議發展的進程，同時也是對完成各項議程需要時間的預測和必要的限制，以提高會議的效率。
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