宴會部受理預訂是宴會流程的第一步，也是重要的一個環節。預訂工作做得好與壞，直接影響到宴會的設計策劃及整個宴會活動的組織與實施。因此，宴會部應設預訂專門機構和崗位，挑選有多年餐飲工作經歷、了解市場行情和有關政策、應變能力較強、專業知識豐富的人員承擔此項工作，從而推動宴會的銷售。

宴會預訂的主要工作流程如下：

宴會洽談接受預訂填寫宴會預訂單填寫宴會安排日記本簽訂宴會合同書收取訂金跟蹤查詢正式確定發布宴會通知

宴會部要了解有關宴會活動的各種信息，它為宴會活動的策劃和設計提供正確、充足、必要的依據，這些信息包括：

① 赴宴客人人數。

② 宴會規格。

③ 賓客風俗習慣。

④ 賓客生活忌諱。

⑤ 賓客特殊需要。

⑥ 如果是外賓，還應了解國籍、宗教、信仰、禁忌和口味特點等。

對于規格較高的宴會，還應掌握下列事項：

① 宴會的目的和性質。

② 宴會的正式名稱。

③ 賓客的年齡和性別。

④ 有無席次表、坐位卡、席卡。

⑤ 有無音樂或文藝表演。

⑥ 有無司機費用等。

⑦ 主辦者的指示、要求、想法。