對于活動策劃人來說，沒有彩排，只有現場直播！

活動策劃人策劃和發起的任何活動——從最初的邀請到現場管理——都是公司形象的直接反映。無論你是在策劃新產品發布、正式會議、促銷、頒獎典禮還是籌款活動，你都應該記住，成功策劃一個難忘的活動的關鍵是細節。

一項活動的成功策劃涉及到千絲萬縷的細節，每一個環節都不能錯過。無論參賽者是50人還是2000人，無論預算是幾萬元還是上百萬元，賽事的策劃和管理都如同走鋼絲，沒有保險！

無論是普通會議、公司活動、籌款活動、正式會議、展覽活動、獎勵活動還是其他特殊活動，設計和舉辦一個活動常常被比作導演一部電影。但實際上，這更像是在策劃一場現場演出。這是一次沒有安全網的高空行走。一旦活動開始，就沒有機會彌補。活動必須一次性完成，不得提前排練。你不能喊：停止射擊，然后再射擊。當你拍電影的時候，你可以通過劇本來預測未來，但是你不能預測你的客人和供應商之間的互動方式以及他們在活動中的反應。但是你可以提前計劃，做一些準備工作，這樣你就可以在任何時候處理突發事件。別忘了墨菲的法則：可能出錯的事情一定會出錯。

在一次婚禮上，一位女服務員絆倒了，把婚禮蛋糕扔在地上。幸運的是，蛋糕上覆蓋著一層布，這只會破壞頂層的圖案。蛋糕立即被送回廚房，用糖霜、鮮花和薄紗重新裝飾在新娘花束上，很快就準備好再次拍照。

雖然你不是在拍一部奧斯卡獲獎電影，但你在創作一部可能會給別人留下永久記憶的作品。任何活動，無論是50人的小型活動還是2000人以上的大型活動，都應該有一個像電影制作這樣的詳細劇本，活動的預算也應該詳細明確。各種會議、公司活動、新產品發布、頒獎和特別活動的預算都是幾萬甚至幾十萬甚至五十多萬美元。這樣精心策劃的目的，正如假日酒店的老口號所說：不出意外

在你開始計劃之前，你應該先決定是否舉行這個活動。如果你決定舉行這個活動，你應該決定活動的規模。活動的規模取決于兩項關鍵技術：資本和每日標準0

你應該做的第一件事是確定你能為這次活動準備多少錢。即使是最小的活動也必須有資金保證。你可能會發現你沒有足夠的錢參加一個活動。等待足夠的錢來舉辦這次活動，總比在活動結束后因為缺錢而擱淺要好得多

如果資金沒有問題，你必須事先決定你能花多少錢，然后根據預算計劃活動。事先對成本作一個粗略的估計是必要的，因為通常需要上級部門的預算批準才能舉行活動。下面列出的初步預算示例將幫助您粗略估計活動的主要成本：

一般來說，你可以從供應商那里得到你想購買的各種商品的書面報價。這些價格將在初步預算批準后確定。

以下是初步預算的樣本，包括以下主要成本：

把你可能需要的所有東西都列一份詳細的清單，不收取任何費用，然后用彩筆標出必須列出的項目。在初步預算確定后，可以有選擇地增加剩余的項目。如果您的初始成本估算僅包括必要的項目，但總成本超出預算，那么您應該仔細考慮是否進一步實施計劃。如果初步估計遠遠低于預算，您可以開始添加替代方案