會議事務實際上是會議或論壇的服務，簡稱會議事務。根據甲方父親的需要，對會議論壇進行構思、設計、安排和策劃，以達到最終的會議效果。一個好的會議計劃需要有足夠的可行性和創造性。甲方的父親也會非常重視會議策劃公司的選擇，會議事務的質量是影響會議效果的重要因素。在雙方互信合作的基礎上，形成了一個成功的會晤論壇。

會議包括行業峰會、啟動會、總結會、學術研討會等。

論壇是一種高標準、有組織的研討會，大致可分為兩種：一種是單獨以會議形式舉辦，另一種是與展覽同時舉辦，前者主要包括高峰論壇等。

論壇的組織者通常是企業、協會或政府部門。會議論壇通常伴隨著一定規模的人員流動，這就需要在尋找會場方面付出更多的努力。它應該與會議的主題風格相類似，二者相結合，才能取得更好的會議效果。

會議規劃是一項復雜而系統的工作。在規劃過程中，需要考慮到各個方面的問題，包括活動現場的緊急情況、現場的數量和規模、人員流動趨勢、休息廳和會議廳以及每個大廳的位置、來賓和工作人員的位置、場景和其他細節。規劃不僅要有閃念，這些細節也要詳細列出。

當甲方的父親把會議計劃交給一站式會議公司時，不要覺得什么都不需要管理。此時，甲方需要發出會議通知。會前兩天，為保證與會人員準時到達，需要再次通知，并準備會議材料，包括會議文件、講話材料和會議主持人的話，這些都是會前準備條件所必需的：會議人員的分工可以分為秘書組，材料組，接待組。秘書組主要負責會議文件資料的整理和記錄。一站式服務活動會議公司一般會提供備料和接待人員。為確保不存在風險，甲方可做好人員安排的準備工作。

***，甲方父親需要做的是在會前進行全面檢查，聽取會議籌備人員的口頭匯報，進行現場檢查，檢查會議材料的準備情況，對緊急情況下可能出現的問題在會前做好準備。