一、時間上的協調

成都活動策劃公司會議籌劃人員與酒店或其他機構的協調對會議的各項活動的順利進行是很重要的 。 如果會議上午的活動沒能按計劃進行, 那么似乎午餐也會與時問脫節(或提前或推遲) ,這些臨時變化都必須及時告知會議服務經理, 以使廚房能按新的時問安排來調整行動 。

二、娛樂安排

會議一般要為與會者及其隨行人員安排一次或幾次特別活動 。 特別活動可以是在會議正在召開時組織與會人員進行的項目, 也可以是會議期問專門安排的與會者及其隨員共同參加的活動。

三、了解與會者的身份

成都活動策劃公司為與會者安排活動之前要了解他們的身份背景 。 他們是否與去年的與會者一樣, 今年新的與會者, 可以為他們安排以前成功的活動嗎? 如果與會者還是去年那一群人, 那么活動不必比去年的更大或更好, 但卻必須與去年的活動有所不同。

由于不同會議的與會者有不同的性格特點, 所以計劃的主要責任就是活動要適合與會者的口味。

四、在預算內設計菜単

設計菜單時要考慮花在餐飲上的預算開支有多少, 最好的辦法是和餐飲部經理、 會議服務部經理、 餐飲主管等仔細商量, 在選菜時還必須考慮與會議的既定目標和目的相符。