重要商務(wù)會(huì)議策劃成功的關(guān)鍵在于策劃人員策劃思路和方法的正確性，細(xì)節(jié)的全面考慮，會(huì)議主題的構(gòu)思、會(huì)場(chǎng)的布置等會(huì)議日程的合理安排，會(huì)議設(shè)備的安裝、與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)議業(yè)余時(shí)間的安排等。

面對(duì)會(huì)議活動(dòng)策劃中遇到的諸多問(wèn)題，作為一名會(huì)議策劃人，是否找到了合適的策劃思路和方法？如何使本次會(huì)議滿足上級(jí)要求，實(shí)現(xiàn)會(huì)議主題，突出商務(wù)會(huì)議？

1、 參會(huì)人員安排：一般情況下，邀請(qǐng)函包括三個(gè)程序：信息發(fā)布、回執(zhí)處理和確認(rèn)通知。

2、 確定商務(wù)會(huì)議的計(jì)劃時(shí)間、流程和目標(biāo)管理，并進(jìn)行反饋和調(diào)整。一般來(lái)說(shuō)，提前的時(shí)間和進(jìn)度安排要緊湊，保證以后有時(shí)間調(diào)整和改進(jìn)。

3、 計(jì)劃并確定活動(dòng)主題。在制定商務(wù)會(huì)議議程時(shí)，要注意會(huì)議的緊湊性和連貫性。在實(shí)踐中，通常宜在一至兩小時(shí)內(nèi)控制議程。

4、 制定活動(dòng)計(jì)劃和具體操作方案。活動(dòng)計(jì)劃是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)文本，用于策劃活動(dòng)。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的核心成員只提供。具體操作方案是用在企業(yè)或協(xié)助代理公關(guān)活動(dòng)公司指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作上，一般比較詳細(xì)，具體到每個(gè)人的每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，具體到分鐘。股東大會(huì)工作人員副本一份。

5、 現(xiàn)場(chǎng)控制。商務(wù)會(huì)議計(jì)劃的現(xiàn)場(chǎng)控制是總協(xié)調(diào)員適應(yīng)性的一部分。事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)者首先要做的工作是：防止變量的發(fā)生。例如，提前做一些訓(xùn)練和排練。在實(shí)踐中，場(chǎng)景的變異往往是由于溝通不暢、考慮不周、禮儀失當(dāng)造成的。我們應(yīng)該注意這些方面；其次，我們應(yīng)該事先準(zhǔn)備備選方案；第三，要注意現(xiàn)場(chǎng)靈活處理技能的積累。