決定在活動舉辦后，對活動的概念和費用進行初步估算，確定有足夠的資金，并明確活動專項資金的用途，確保活動物有所值。下一步是初步規劃活動。在這個階段，如果公司沒有自己的活動策劃貨幣，那么他們需要決定是否需要專業人員的幫助來雇傭活動策劃公司、私人活動策劃人和公司自己的員工，或者讓自己的員工直接與活動供應商合作進行活動設計，預算管理、物流管理、調度、事件執行以及活動的全過程都是經過構思和精心安排的。

在策劃大型活動時，人們通常想到的是“財富”，而不是“人才”。無論客戶是公司、非營利組織、社會團體或已婚新人，他們都應該知道何時需要專業幫助（包括公關專家、創意總監或制作人）來解決活動從創意到實施過程中出現的問題。活動策劃人員永遠不應該把自己的工作僅僅看作是一個服務行業，而應該只記錄客戶的訂單。相反，他們應該讓自己、自己的公司和整個活動策劃行業成為商業銷售和營銷的稀有工具。在活動的設計、制作和執行上，應成為企業客戶、非營利組織和個人的正確助手，使其活動因定制化、精心打造而獨具特色，達到并超越公司、工作和個人的目標。

不要認為雇傭活動策劃人和活動顧問是浪費錢。事實上，他們最終能幫你省錢。尤其是如果它是及時和適當的。比如，一個好的公關公司可以幫助你選擇一個客人名單，確保客人被正確挑選；他們還可以幫助舉辦新聞發布會和制作宣傳材料，使活動能夠被國內外媒體宣傳報道。創意總監或專業活動設計師可以提供活動設計的戰略總結，包括策劃、組織、物流、談判等方面，以及具有關鍵作用的小細節。

可以毫不夸張地說，目前，活動策劃幾乎無所不能，專業人士的加盟足以讓顧客大開眼界。目前，成功利用太空的例子也不計其數。例如，一個新的高爾夫俱樂部在太空中舉行開幕式，宇航員們在太空中打高爾夫球；一本雜志在沙漠中放置了一個巨大的模型，用衛星從外太空拍攝，以此來慶祝它的周年紀念。晚餐也可以是早餐、4個宴會或雞尾酒會）水平的提高意味著在空間高度方面——晚餐活動的地點安排在一個平臺上（由起重機支撐），該平臺懸掛在地面50米以上，可容納22名客人、1名廚師、1名侍者和1名音樂家。這樣的晚宴可以在世界任何地方舉行（只要獲得相關部門的許可），也可以用來安排活動——空中樂隊表演；為新時裝秀或某品牌的***商家制作噱頭，吸引媒體報道時，大樓的外墻可以被選為時裝秀的表演場地，也可以簡單地將模特向前披上。活動的制作者或組織者能夠保證活動理念的貫徹落實，并負責確保活動符合消防安全標準，相關證件齊全，購買相應的保險。

這同樣適用于活動策劃公司。他們還需要知道什么時候需要專家的建議，在哪里雇傭自由職業者，以及如何雇傭他們來擴大公司。